Registre des activités de traitement
Cartographiez l'ensemble de vos traitements de données à caractère personnel et démontrez votre conformité au RGPD.
Qu'est-ce que le registre des traitements ?
Le registre des activités de traitement est un document obligatoire au titre de l'article 30 du RGPD. Il recense l'ensemble des traitements de données à caractère personnel effectués par l'organisation et constitue la pièce maîtresse de la conformité RGPD.
Pour chaque traitement, le registre documente les finalités, les bases légales, les catégories de données collectées, les personnes concernées, les destinataires, les durées de conservation, les sous-traitants impliqués, les transferts hors UE et les mesures de sécurité en place.
Au-delà de l'obligation légale, le registre constitue un outil de pilotage essentiel : il offre une vision globale des flux de données au sein de l'organisation, sert de base aux analyses d'impact (AIPD) et permet de démontrer sa conformité en cas de contrôle par l'autorité de protection des données.
Le registre est un document vivant qui doit être mis à jour à chaque évolution : nouveau traitement, modification d'un traitement existant, changement de sous-traitant, évolution du cadre réglementaire.
obligation RGPD registre obligatoire
des traitements cartographiés
intégration continue
Comment procédons-nous ?
La création et le maintien du registre suivent une démarche structurée en quatre phases.
Inventaire des traitements
Entretiens avec les responsables de départements et les personnes clés sur leurs activités quotidiennes, avec un intérêt particulier pour le cycle de vie de l'information et les mesures de protection des données. Analyse de la documentation existante : politiques de sécurité, procédures, contrats fournisseurs et sous-traitants.
Documentation des traitements
Chaque traitement est documenté dans une fiche structurée comprenant l'ensemble des éléments exigés par l'article 30 : finalité, rôle de l'organisation, base juridique, personnes concernées, catégories de données, durée de rétention, destinataires, sous-traitants, transferts hors UE et mesures de sécurité.
Revue de conformité
Revue de conformité de chaque traitement : vérification des bases légales, adéquation des durées de conservation, analyse des flux vers les sous-traitants et destinataires, identification des traitements nécessitant une AIPD. Documentation des écarts avec recommandations de remédiation.
Maintien et mise à jour
Le registre est un document vivant mis à jour à chaque évolution : nouveau traitement, modification existante, changement de sous-traitant, évolution réglementaire. Le DPO (interne ou externalisé) est intégré dans toutes les initiatives de nouveaux projets pour garantir la continuité de la conformité.
Prérequis
Accès aux responsables de départements et aux personnes clés de l'organisation. Documentation existante : organigramme, politiques internes, contrats sous-traitants. Cartographie des systèmes d'information et des flux de données. Un interlocuteur dédié côté client pour le pilotage de la mission.
Administration publique
Inventaire complet et maintien du registre des traitements dans la durée
Dans le cadre d'une mission de mise en conformité RGPD auprès d'une administration publique, Tomeris a réalisé l'inventaire complet des traitements de données à caractère personnel. Les entretiens avec les responsables de chaque département ont permis de cartographier l'ensemble des flux de données et de constituer un registre conforme à l'article 30 du RGPD.
Chaque traitement a été documenté, analysé et assigné à un responsable interne. Le registre couvre l'ensemble des activités de l'administration : ressources humaines, systèmes d'information, gestion des violations de données et processus métiers spécifiques.
Dans la suite logique de cette mission, Tomeris est désormais chargé du maintien du registre dans la durée. Chaque nouveau projet ou évolution organisationnelle fait l'objet d'une mise à jour du registre, garantissant une conformité continue et une documentation toujours actuelle.
Un registre vivant, maintenu en continu, qui évolue avec l'organisation et garantit une conformité RGPD pérenne.
Résultats
Besoin de mettre votre registre en conformité ?
Cartographiez vos traitements de données personnelles et maintenez votre registre à jour avec un accompagnement expert.